1. Quién es responsable
[razón social], NIT [NIT], con domicilio en [dirección], teléfono [teléfono] y correo [correo de contacto], es la empresa responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en esta política: los de las personas que usan Control IT con una cuenta y los de las personas a quienes la empresa deja a cargo de un equipo o una licencia (los «custodios»), aunque no tengan cuenta.
Control IT es una plataforma operada por [razón social de Tecolsoft], NIT [NIT de Tecolsoft]. Cuando [razón social] registra información en Control IT, [razón social de Tecolsoft] actúa como encargada del tratamiento: la trata siguiendo las instrucciones de [razón social] y el contrato entre las dos empresas. Si [razón social] y [razón social de Tecolsoft] son la misma empresa, esa empresa cumple los dos papeles.
2. Qué datos tratamos
- De quien tiene una cuenta: nombre completo, correo electrónico, las empresas a las que tiene acceso y sus roles. La contraseña se guarda transformada, de modo que nadie puede leerla.
- De los custodios (personas a cargo de equipos o licencias): nombre, cargo y área. Se registran aunque la persona no tenga cuenta en Control IT y nunca haya aceptado esta política; en ese caso la responsable es la empresa que la registró.
- De los equipos ligados a una persona: el número de serie y, en celulares y tabletas, el IMEI, que pueden identificar a quien usa el equipo.
- De los proveedores de la empresa: el nombre y el contacto del proveedor y el nombre de su técnico, cuando la empresa los registra.
- Textos libres y soportes: los motivos que se escriben al activar o desactivar a una persona, dar de baja un equipo, retirar una licencia o corregir un registro, las explicaciones de las tareas y los archivos de soporte que se adjuntan (por ejemplo, una orden de servicio).
- De los equipos que reporta el recolector: datos técnicos como el nombre del equipo, su serial, modelo, sistema operativo, programas instalados y estado de sus protecciones. El recolector solo se usa con la autorización de la empresa dueña de los equipos.
- Para la seguridad de la plataforma: una bitácora de las acciones importantes, con quién las hizo, qué, cuándo, la dirección de red (IP) y el navegador. También queda constancia del correo que alguien escribe sin haber entrado, por ejemplo en un ingreso fallido o en «¿Olvidó su contraseña?».
No pedimos datos sensibles ni de niñas, niños o adolescentes. Si alguien escribe uno por error en un texto libre, se retira con el procedimiento de protección de datos (ver el punto 6).
3. Para qué los usamos
- Permitirle entrar a Control IT y usar las funciones que le correspondan según sus roles.
- Llevar el inventario de equipos, licencias, proveedores y contratos de la empresa, y saber quién está a cargo de cada cosa.
- Proteger la plataforma: detectar accesos indebidos, bloquear intentos repetidos de ingreso y dejar constancia de lo que se hizo, para atender auditorías de seguridad de la información (por ejemplo, ISO/IEC 27001).
- Enviarle avisos relacionados con el servicio: invitaciones, recuperación de contraseña y tareas pendientes.
No vendemos sus datos ni los usamos para publicidad.
4. Cuánto tiempo los conservamos
- La bitácora de seguridad, incluidos los correos que escriben personas sin haber entrado, se conserva 3 años. Durante ese tiempo no se puede modificar ni borrar, porque es un registro de seguridad que debe mantenerse completo.
- Los datos de su cuenta, mientras tenga acceso a la plataforma y el tiempo que exijan la ley o el contrato con su empresa.
- Los datos de los custodios, de los equipos y de los proveedores, mientras exista el registro al que pertenecen. Esos datos se pueden corregir cuando están mal (nombre, cargo, área, contacto).
- Los motivos, los historiales, las tareas y los soportes, mientras exista el registro al que pertenecen. Estos registros no se pueden editar ni borrar: son la historia del inventario y la evidencia de las auditorías, y la ley o el contrato de la empresa obligan a conservarlos.
5. Con quién se comparten
- Con [razón social]: sus personas autorizadas ven la actividad de su empresa dentro de Control IT. Por defecto, quien tiene el rol de consulta o auditoría puede descargar la auditoría de la empresa, que incluye correos, direcciones IP, navegadores y los motivos escritos; y quien puede «Ver personas y roles» lee los motivos por los que se activó o desactivó a una persona.
- Con [razón social de Tecolsoft], que opera la plataforma y puede ver los datos de las empresas que atiende para darles soporte.
- Con proveedores que prestan servicios necesarios para la plataforma, por ejemplo el servicio de correo electrónico y el de servidores, bajo acuerdos de confidencialidad y seguridad.
6. Sus derechos y cómo ejercerlos
Como titular usted puede: conocer, actualizar y rectificar sus datos; pedir prueba de la autorización que dio; ser informado del uso que se les da; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; y acceder gratuitamente a ellos.
Para ejercerlos escriba a [correo de contacto] ([razón social], [dirección]), indicando su nombre, el correo con el que usa Control IT y su solicitud. Las consultas se responden en máximo 10 días hábiles (prorrogables 5 más, avisándole). Los reclamos (corrección, actualización, supresión o incumplimiento) se responden en máximo 15 días hábiles (prorrogables 8 más, avisándole).
- Si es custodio y no tiene cuenta, escriba al mismo correo para pedir que corrijan su nombre, cargo o área: [razón social] es la responsable de esos datos.
- Si perdió el acceso a Control IT o ya no puede abrir «Mi cuenta», pida por ese correo la consulta de las autorizaciones que dio; se le responde desde Control IT.
- Sobre la supresión: mientras exista el registro de un equipo, una licencia, una tarea o una auditoría, los datos de las personas que aparecen en él se conservan, por el deber legal o contractual descrito en el punto 4. Lo que sí se hace es retirar un dato personal o sensible escrito por error o sin necesidad en un texto libre o en un soporte, mediante un procedimiento interno de Tecolsoft, autorizado y con constancia, sin cambiar la fecha ni quién hizo el registro.
7. Autorización
Al marcar «Leí y acepto» usted autoriza el tratamiento descrito. Guardamos la fecha, la versión de esta política y una huella del texto que aceptó, como prueba de la autorización. Si trabaja con varias empresas, acepta la política de cada una al entrar a ella. En «Mi cuenta» puede ver qué versión aceptó y cuándo, y leerla.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y administrativas para proteger sus datos: contraseñas transformadas, secretos cifrados, separación estricta entre empresas, registro de acciones y control de accesos por roles.
9. Cambios
Cada cambio de esta política se publica como una versión nueva, con su fecha. Se le pedirá aceptarla de nuevo antes de seguir usando la plataforma, aunque el cambio sea pequeño.